業務改善コンサルタント

販売管理システムを中心に、エクセルマクロ等を駆使してローコストで効果の出るITツールを企業様に納めております。ITを活用した業務効率化をご提案。

IT活用・効率化 ~生産性~

 私たちが働いている日本。実は生産性は高くありません・・・

OECD加盟国36か国中、半分より下に位置しております。

経済協力開発機構 - Wikipedia

これは日本の工場などの生産現場の生産性が低いのではなく、いわゆるホワイトカラー層が生産性を低くしているそうです。

 

つまり、ホワイトカラー層は無駄な作業に時間を費やしているということでしょう。

 

毎日当たり前のようにやっている作業で無駄はないでしょうか?

 

・活用されない資料の作成や集計・・・

・繰り返し発生するExcelへの転記作業・・・

・操作の遅いパソコンの起動待ち・・・

 

無駄な作業の時間にも人件費は発生しています。

 

無駄な作業時間は人件費を捨てているのと同じです。

その無駄な作業をITに置き換えれば人件費はもっと生産性のあるところへ回せるはずです。そしてIT導入の際に生じたコストはすぐにペイできてしまいます。

 

IT導入は安い買い物ではありませんが貴重な「時間」を買ったと思えば安いものです。

ITで置き換えれる作業は積極的に置き換えてしまいましょう。

 

しかし、ITを導入しただけではだめです。しっかりと活用しましょう。

 

 

 

IT活用・効率化 〜組織で使い熟す〜

ITを活用するにおいて、トップの認識不足や状況を把握不足などでソフトウェア不足やハードウェア不足の状態になっていれば、それはITを活用しているとは到底言えません。

さらに社長含め、社員の1人1人がITを使いこなせるのと、その逆では戦略上でも大きな違いが生まれます。

組織で使いこなしてこそ、ITの力を発揮できるのです。 

 

組織では「昔の成功例」を掲げ、それを継続しているケースは少なくないと思います。それは悪いとは言いませんが、他社は「今に合う他の方法」を見出し進めているかもしれないということは頭に置いておく必要があります。

もし、旧来の成功してきた方法で売上が落ちてきているなら、それは会社や業界が衰えているのではなく、他社がより効率的な方法で進めていると考える方が良いでしょう。

 

昔はハガキやFAXを使って宣伝をしていたいわゆる「プッシュ型営業」が主流でしたが、ネット上に情報が溢れている今の時代は、自社の情報に呼び寄せる「プル型営業」が必要不可欠なのです。つまり自社のサイトまで呼び寄せる仕組みづくりが重要です。

 

 

 

 

IT活用・効率化 ~よくある勘違い~

今や業務には欠かせないものとなったITですが、いざ導入するとなると思ったように使いこなせない、かえって作業が増えた等....の経験をしたことはないでしょうか。

 

今回のシリーズではITを活用した業務の効率化についてまとめていきたいと思います。

 

尚、このシリーズでは本間卓哉さんの著書:https://10times.work/を参考にさせて頂いております。

 

まず、IT導入にあたり勘違いをされているケースがあります。

 

  • 効率化の勘違い

ある部署で効率化のためにあるITツールを導入し、その部署は効率化が達成できました。しかし、そのITツールを動かすために他の部署に新たな作業が発生し、効率化のしわ寄せが他の部署で発生していたのです。これは、一部分だけを見て効率化をしたように勘違いしているだけで、会社全体で見ると効率化どころか、作業増になっていたのです。

効率化を図る際は周りへの影響等も考慮しましょう。

   

  • 無料のツール

 ITツールにも、無料というのはたくさんあります。一見お得に感じるのですが、必ずと言っていいほど機能制限があります。またサポートを受けれないケースも多いです。会社にとって重要なツールならば無料ツールは避けましょう。

 

  • 設備一括投資 

「一括で購入するとお得です」というセールストークに乗りITツールを一括購入するのは避けましょう。ツールを導入すればメンテナンス、バージョンアップに費用がかかるものです。それにもし社員が使いこなせないように事態になると全くの無駄な投資になります。

しっかりと費用対効果を考えてITツールを選定しましょう。

 

  • トップの思い込み

5年以上使い続けているパソコンの買い替えコストを渋り、社員はスピードの遅いパソコンを使い続けているケースがあります。起動の時間待ちも積もれば莫大な無駄な時間になります。

残業時間等の人件費を削れば十分にペイ出来ます。

 

  • 人員増で事業拡大

事業拡大するためにまずは人員の確保に走ってないでしょうか。人員が必要な場合もありますが、まずは今の事業の効率化、教育システムの見直し等をした方が経費も少なく済みます。

 

最近では安価で高機能なサブスクリプションクラウドITツールがたくさんあります。

これらを必要なものだけ組み合しただけでも十分に効率化は図れると思います。

 

 

http://www.seiyu-net.com/service.html

 

学習する組織 ~恐れと不安からの脱却~

今までの行動を変える時、やり方を変える時、ルールを変える時など、変化を起こす時には「恐れ」や「不安」は付き物です。

 

この変化することによる恐れや不安を脱却するには、まず受けとめることです。

 

そして何を大切にし、守りたいのかをはっきりさせる。

 

「何を変える」ではなく、「何を守り」「何を残すのか」を明確にすると受け入れやすくなります。

 

ここまで明確になればあとは「以前は〇〇〇だった」と言わないことも大事です。

 

「守るもの」「残すもの」を決めたのですからここから全く新しいものを作り上げていけばいいのです。

 

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学習する組織 ~共有ビジョン~

共有ビジョンとは、組織のメンバーが共有して抱く未来への憧憬です。

 

つまり「何を創り出すのか」「どうありたいか」を共有することです。

 

共有するビジョンはどんなものでも問題ないが、その共有ビジョンに対してどのような行動をするかが大事であります。

 

行動の方法は2通りあります。

 

トップダウン・・・

組織のリーダーの重要な仕事は、組織にビジョンの意味を理解させ、行動に反映するまで何度も何度も繰り返し「語り」「問いかけ」参加を促すことです。

つまりリーダーは環境づくりが重要な仕事になります。

 

ボトムアップ・・・

組織内でビジョンを掲げ、切磋琢磨して行動すること。

ボトムアップには掲げたビジョンが共有されやすいというメリットがあります。

組織内でビジョンを共有し、今の環境と対比し、未来に対して創造的な姿勢で取り組むことが大事になります。またメンバー間の共通点を見出し、パートナーシップを築くことも重要です。

 

組織で何かを創り出す際には「共有ビジョン」を意識してみてはどうでしょうか。

 

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学習する組織 ~チームとしての能力開発~

チーム力は個人1人の能力だけではあがりません。

 

これはプロアマ問わず、同様のことが言えます。必ずチーム練習を必要とします。

 

そして問題点を話し合いにより見直していく。

 

これはスポーツにおいても、ビジネスにおいても同じであり、そこでどのような話し合い(質を含む)をしたかで結果は大きく変わります。

 

コミュニケーションの形式は「スピーチ」「プレゼンテーション」「ディベート」「ディスカッション」と様々で目的に応じて使われると思います。

 

コミュニケーションにおいて一番重要なのは「伝える」ということよりも「伝わった」ということです。

 

話し手がどんなに明確に伝えたと思っていても、聞き手が理解していなかったら効果的はコミュニケーションが取れたとは言えません。

 

またチーム内の話し合いで決めた内容も実際に行動をしなければ意味がありません。

 

サッカーやバスケットボールのように、

 

上手に相手にパスをする

相手が上手に受ける

その末にシュートがあり

ゴールがある。

 

つまりチームに関るすべての人が同じ方向を向き、意図を理解し、行動しなければ組織は成長していかないのです。

 

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学習する組織 ~チーム学習~

「チーム学習」とは、グループで一緒に考え、内省を行うことで自分たちの意識と能力を高めるプロセスを指します。

 

「チーム」とは・・・

結果を出すために互いが互いを必要とするグループのことです。

 

結果が出ていないチーム・組織はたいてい、経営や現場、上司、部下など誰のパフォーマンスが悪いかの犯人捜しをしていたり、自己正当化に必死になっています。

 

つまり、チーム・組織の質がとても低い状態なのです。

 

そうなると考えの一致や一致団結といったことからは程遠くなり、行動の質が下がり、もちろん結果の質も下がります。

そしてまた犯人捜しをする・・・このような悪循環に陥ります。

 

このような悪循環を無くすには、話し合いの場の質を上げることが大事です。

 

まずは話し合いの仕方を見直し、実践するとそこから何かヒントが生まれるでしょう。

 

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