業務改善コンサルタント

販売管理システムを中心に、エクセルマクロ等を駆使してローコストで効果の出るITツールを企業様に納めております。ITを活用した業務効率化をご提案。

IT活用・効率化 ~IT人材不足~

最近は働き手不足は深刻な状態であると良く耳にします。

 

IT導入に重要な役割を果たすIT担当者も例外なく不足しています。

 

中小企業においてはIT担当者不在というのは珍しくないのではないでしょうか?

 

ITにおいての知識、経験を武器に会社の経営に携わるIT担当者はこれからの時代は必ず欠かせない存在になります。

 

しかし、現代の状況からもIT担当者を抱えるのはハードルが高く(コストも含め)なると思います。

 

そこで、IT部門の運営を外部に委託するのはどうでしょうか?

 

経理部分を専門家の税理士に委託しているのと同じで、IT人材も雇うのではなく、外部委託するのです。

 

社員を雇うよりもコストを抑えれることはもちろんのこと、外部IT担当者を採用することにより、その担当者が他の会社で得た経験をもとに、より最新で有効的なIT活用方法を提案してくれる可能性は高くなります。

 

IT担当者がいない企業様はぜひ一度弊社のようなIT顧問を契約できる会社に相談してみてください。

http://www.seiyu-net.com/service.html

 

 

 

 

IT活用・効率化 ~導入は慎重に~

ITは仕事には欠かせないツールですが、導入は慎重にしなくてはなりません。

 

まず仕事の流れを理解し、何が問題かを見極め、それに合ったツールを選ぶことが大前提です。そしてどうすれば業務が楽になるかを考えることです。

当たり前のように思えますが、業務に合わないツールを選ばれていることは多くあります。なぜなら、現場の声に耳を傾けずに上層部だけの判断で決めてしまうケースが多いからです。

 

こうした導入からの失敗を避けるために、社内のITリーダー立てて進めるもしくは適切なツールを選定できる業者に委託(IT顧問契約)するなどして慎重に進める事をお勧めします。

人は古くから習慣的に行われている体質を受け入れ(慣れ)、順応するものです。

新人の頃は非効率だと感じていたことも月日が経てば(慣れ)染みついてしまい、非効率さに鈍感になります。

こうした点から客観的な判断が出来るITリーダーもしくはIT顧問の存在が必要になります。

 

そしてITを導入したならばITが得意な一部だけでなく、組織全員で使いこなせるようにしましょう。

そうすれば必ず会社の戦力はアップします。

 

 

 

 

IT活用・効率化 ~生産性~

 私たちが働いている日本。実は生産性は高くありません・・・

OECD加盟国36か国中、半分より下に位置しております。

経済協力開発機構 - Wikipedia

これは日本の工場などの生産現場の生産性が低いのではなく、いわゆるホワイトカラー層が生産性を低くしているそうです。

 

つまり、ホワイトカラー層は無駄な作業に時間を費やしているということでしょう。

 

毎日当たり前のようにやっている作業で無駄はないでしょうか?

 

・活用されない資料の作成や集計・・・

・繰り返し発生するExcelへの転記作業・・・

・操作の遅いパソコンの起動待ち・・・

 

無駄な作業の時間にも人件費は発生しています。

 

無駄な作業時間は人件費を捨てているのと同じです。

その無駄な作業をITに置き換えれば人件費はもっと生産性のあるところへ回せるはずです。そしてIT導入の際に生じたコストはすぐにペイできてしまいます。

 

IT導入は安い買い物ではありませんが貴重な「時間」を買ったと思えば安いものです。

ITで置き換えれる作業は積極的に置き換えてしまいましょう。

 

しかし、ITを導入しただけではだめです。しっかりと活用しましょう。

 

 

 

IT活用・効率化 〜組織で使い熟す〜

ITを活用するにおいて、トップの認識不足や状況を把握不足などでソフトウェア不足やハードウェア不足の状態になっていれば、それはITを活用しているとは到底言えません。

さらに社長含め、社員の1人1人がITを使いこなせるのと、その逆では戦略上でも大きな違いが生まれます。

組織で使いこなしてこそ、ITの力を発揮できるのです。 

 

組織では「昔の成功例」を掲げ、それを継続しているケースは少なくないと思います。それは悪いとは言いませんが、他社は「今に合う他の方法」を見出し進めているかもしれないということは頭に置いておく必要があります。

もし、旧来の成功してきた方法で売上が落ちてきているなら、それは会社や業界が衰えているのではなく、他社がより効率的な方法で進めていると考える方が良いでしょう。

 

昔はハガキやFAXを使って宣伝をしていたいわゆる「プッシュ型営業」が主流でしたが、ネット上に情報が溢れている今の時代は、自社の情報に呼び寄せる「プル型営業」が必要不可欠なのです。つまり自社のサイトまで呼び寄せる仕組みづくりが重要です。

 

 

 

 

IT活用・効率化 ~よくある勘違い~

今や業務には欠かせないものとなったITですが、いざ導入するとなると思ったように使いこなせない、かえって作業が増えた等....の経験をしたことはないでしょうか。

 

今回のシリーズではITを活用した業務の効率化についてまとめていきたいと思います。

 

尚、このシリーズでは本間卓哉さんの著書:https://10times.work/を参考にさせて頂いております。

 

まず、IT導入にあたり勘違いをされているケースがあります。

 

  • 効率化の勘違い

ある部署で効率化のためにあるITツールを導入し、その部署は効率化が達成できました。しかし、そのITツールを動かすために他の部署に新たな作業が発生し、効率化のしわ寄せが他の部署で発生していたのです。これは、一部分だけを見て効率化をしたように勘違いしているだけで、会社全体で見ると効率化どころか、作業増になっていたのです。

効率化を図る際は周りへの影響等も考慮しましょう。

   

  • 無料のツール

 ITツールにも、無料というのはたくさんあります。一見お得に感じるのですが、必ずと言っていいほど機能制限があります。またサポートを受けれないケースも多いです。会社にとって重要なツールならば無料ツールは避けましょう。

 

  • 設備一括投資 

「一括で購入するとお得です」というセールストークに乗りITツールを一括購入するのは避けましょう。ツールを導入すればメンテナンス、バージョンアップに費用がかかるものです。それにもし社員が使いこなせないように事態になると全くの無駄な投資になります。

しっかりと費用対効果を考えてITツールを選定しましょう。

 

  • トップの思い込み

5年以上使い続けているパソコンの買い替えコストを渋り、社員はスピードの遅いパソコンを使い続けているケースがあります。起動の時間待ちも積もれば莫大な無駄な時間になります。

残業時間等の人件費を削れば十分にペイ出来ます。

 

  • 人員増で事業拡大

事業拡大するためにまずは人員の確保に走ってないでしょうか。人員が必要な場合もありますが、まずは今の事業の効率化、教育システムの見直し等をした方が経費も少なく済みます。

 

最近では安価で高機能なサブスクリプションクラウドITツールがたくさんあります。

これらを必要なものだけ組み合しただけでも十分に効率化は図れると思います。

 

 

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学習する組織 ~恐れと不安からの脱却~

今までの行動を変える時、やり方を変える時、ルールを変える時など、変化を起こす時には「恐れ」や「不安」は付き物です。

 

この変化することによる恐れや不安を脱却するには、まず受けとめることです。

 

そして何を大切にし、守りたいのかをはっきりさせる。

 

「何を変える」ではなく、「何を守り」「何を残すのか」を明確にすると受け入れやすくなります。

 

ここまで明確になればあとは「以前は〇〇〇だった」と言わないことも大事です。

 

「守るもの」「残すもの」を決めたのですからここから全く新しいものを作り上げていけばいいのです。

 

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学習する組織 ~共有ビジョン~

共有ビジョンとは、組織のメンバーが共有して抱く未来への憧憬です。

 

つまり「何を創り出すのか」「どうありたいか」を共有することです。

 

共有するビジョンはどんなものでも問題ないが、その共有ビジョンに対してどのような行動をするかが大事であります。

 

行動の方法は2通りあります。

 

トップダウン・・・

組織のリーダーの重要な仕事は、組織にビジョンの意味を理解させ、行動に反映するまで何度も何度も繰り返し「語り」「問いかけ」参加を促すことです。

つまりリーダーは環境づくりが重要な仕事になります。

 

ボトムアップ・・・

組織内でビジョンを掲げ、切磋琢磨して行動すること。

ボトムアップには掲げたビジョンが共有されやすいというメリットがあります。

組織内でビジョンを共有し、今の環境と対比し、未来に対して創造的な姿勢で取り組むことが大事になります。またメンバー間の共通点を見出し、パートナーシップを築くことも重要です。

 

組織で何かを創り出す際には「共有ビジョン」を意識してみてはどうでしょうか。

 

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