業務改善コンサルタント

販売管理システムを中心に、エクセルマクロ等を駆使してローコストで効果の出るITツールを企業様に納めております。ITを活用した業務効率化を提案しております。

学習する組織 ~三脚のようなバランスが大事~

ビジネスにおいて、社内またはクライアントと「チーム」を組む機会は多いものです。

 

「チーム」とは・・・

 

目的を達成するために互いが互いを必要とする集団です。

 

その「チーム」を上手く機能させるには3つの中核的な学習能力が必要です。

 

1.を育成する力・・・目的を探すため

  (自分たちが望むものを思い描き、それに向け自らを変化していく力)

 

2.複雑性を理解する力・・・目的にどのように進むのか

  (自分の力と他人との理解を重ねて作られる力)

 

3.共創的に対話する力・・・目的達成のためにチーム内で理解を深める

  (共に創造的に考え、話し合うための力)

 

この3つがバランスよく均等でなくてななりません。どれか一つが飛び抜けていてもチーム力はあがりません。

 

いわば、三脚のように3本の柱がバランスよく均等であることが重要なのです。

 

この3本の柱のバランスが保たれてこそ、チームは高いパフォーマンスを発揮するのです。

 

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学習する組織 ~アウトプットは不可欠~

一般的な組織学習と言えばPDCAになるでしょうか。

PDCAとは何か?とても簡単に説明します! | デジタルマーケティングブログ

 

PDCAは計画した行動をとることによって期待される結果が出ることが前提になっています。

 

では、そもそもその計画が誤っていたらどうでしょうか??

 

出発からベクトルが誤った方向に向かっていれば、それまでの努力は無駄になります。

 

そんな事態を防ぐにはどうしたら良いのでしょうか?

 

答えは、計画の前提そのものの検証が必要だということです。

 

しかしこの検証する能力も「トレーニング=学習」が必要なのです。

 

「学習」するには研修等のインフラが必要になります。

 

しかし、繰り返し学習や、アウトプットがなければ身に付きません。

 

学習

実行

能力UP

 

この繰り返しを組織内に浸透させる必要があります。

 

この習慣が組織に身に付けば自ずとメンバーの「感性」が活発になります。

 

この感性を呼び覚ますことが重要になります。

 

そしてメンバー間の関係性にも変化が起き、質の高い行動と結果が次々と生まれることになります。

 

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学習する組織 ~学習障害の組織になっていませんか?~

諸行無常のビジネスシーンにおいて、経営者の意志決定が重要であるのは言うまでもありませんが、その意志決定をするにあたり十分な情報を得ず、手元の情報を分析もせずに自分の知っている範囲内での合理的な推論で行っているケースは意外と多いものです。

 

では、なぞそんな重要なことを安易に行っているのでしょうか?

 

それは、無意識のうちに目先の利益に追われ、長期的な戦略をおろそかにしているからだと思われます。

 

つまり、無意識のうちに視野が狭い状態に陥っています。

 

この無意識の状態により、「新しい技術の出現」「顧客の志向の変化」「政府の動き」「競合の動向」などを察知する感覚を鈍らせています。

 

このままの状態でいると環境の変化に対応できる能力が備わらないままではなく、「時代遅れ」の人となってしまいます。

 

 

学習障害の組織」に陥る、負の連鎖・・・

人は自分の持っている情報に基づき、その範囲内での合理的な意志決定をするが、その決定をするために十分な十分な情報は持っていない場合が多いのです。

にも関らず、自分に都合の良い決断をする。

未来のことに対しては心を閉ざす傾向がある。

「気づき」がない状態に陥る。

学習障害」の状態となる。

 

このような状態にならないためにも、前頁で述べた「学習」を継続的にしていかなければなりません。

 

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学習する組織 ~努力に勝る才能なし~

会社(組織)には目的や社会的使命があります。

 

組織は、目的に向けて効果的に行動するため、集団として意識と能力を「継続的」に高め伸ばし続ける「学習する組織」でなくてはなりません。

下記書籍内引用

「学習する組織」入門|書籍|英治出版

 

あなたが率いるまたは所属する組織は

 

・目的に向けて前進していますか?

 

・能力を高める努力をしていますか?

 

・新しい目標を設け努力していますか?

 

「学習」とは単に理解することだけではなく、繰り返しの練習や努力を通して「できるように」なることです。

 

例えるなら、マラソン大会に参加を志す人がいたとします。

最初は100メートル走るので精一杯だった人が日々の努力により、長距離を走り抜くための知識を習得し、42.195キロを走り抜くための体力をつけた結果、見事完走を果たせるようなものです。

 

当然ながら組織は個人の集まりです。個人の学習なくして組織の学習はありません。

 

しかし能力の高い人だけを集めれば良しというものでもありません。

 

変わりゆくニーズの変化に対応し技術の進歩をタイミングよく取り入れられる、「しなやかな強さ」が組織には求められます。

 

「学習する組織」は必ず売上等のパフォーマンスをも向上されることができます。

 

個人を磨き、組織を磨き、変化に対応できる組織を創りましょう。

 

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業務改革 ~会議の見直し~

どこの会社でも当たり前のようにある「会議」・・・

この会議にも多くの無駄が潜んでいます。

会議の最大のデメリットは「コスト」です。

 

例えば15人が会議に参加したとして、その社員の時給の平均を3000円とします。

 

つまり1時間あたり3000円×15人=45000円のコストを要しています。

 

そのコストに見合う有効な会議なら問題ないですが、実際はどうでしょうか?

 

目的が複数混在し、テーマがあちらこちらに飛んで会議が終わらない経験はありませんか?

 

会議は大きな枠で括ると3つくらいになると思います。それぞれどのようなスタンスで臨むのが理想的かも合わせてご紹介します。

 

1.アイデアを出し合う

なるべくリラックスした環境で行い、メンバー同士の物理的な距離もなるべく近くにしておきのが良いでしょう。またアイデアを出す場なので「何を言ってもOK」というようなフランクな空気を作ることを心掛けましょう。

 

2.意思決定する

重要な決定になるケースを多く、感情的になりやすく目的が違う方向に行きやすい傾向があります。何を決めるのか明確にし、テーマが混在しないように注意しましょう。

 

3.進捗共有する

営業の進捗状況や作業工程の進み具合を共有する際ですが、極力必要な情報を絞り込んで臨みましょう。よくある例として、「そういえばあの件はどうなった?」と話があちらこちらに飛ぶことがあります。テーマを絞り、テーマから外れた内容だと感じたらすぐさまに遮断しましょう。

 

会議時間を長引かせないためにも、この3つの大枠を1回の会議で2つ以上取り上げることは避けましょう。有効性は下がるのが目に見えています。

 

会議の長時間を避けるためにも、まずは下記の3点を意識してはどうでしょうか?

 

・中立な司会者を立てる。

 

・時間を決める。

 

・議題、発言、決定事項をホワイトボードに書く。

 

この3点を意識するだけでも無駄の少ない会議になるのではないでしょうか。

 

せっかくのみんなの時間です。有効に使いましょう!!

 

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業務改革 〜業務プロセス改善〜

業務プロセス改善とは、システムの導入や改良だけに留まらず「業務のやり方に影響する全ての要素を見極め、最も良い方法を設計する」ことです。

 

改善方法として3つご紹介します。

 

有効性の低い業務は捨てましょう。

有効性が低いと判断した業務はすっぱりとやめてしまったり、簡素化するのはとても効果的な方法の1つです。

 

業務実施のタイミングを集中・分散させましょう。

定期的に発生する業務…毎日する必要がありますか?月末にしなくてはダメですか?

例えば、毎日→週1回に、月1回を週1回に…等

タイミングを考えるだけでも時間の省略化はできます。

 

業務の標準化を図りましょう。

担当者にしか出来ない業務多くないですか?

その担当者がいない時を想像しただけでもゾッとしますね。

そんな事態を避けるためにも業務マニュアルを作成をオススメします。マニュアル作成はチームみんなで話し合いながら進めていき、マニュアル作りが目的にならないよう、あくまでも効率化を考え作成し、効率が悪い箇所が見つかれば都度改善すると良いでしょう。そしてみんなで決めたルールを遵守し、業務を進めながら追記やアップデートをしていくと素晴らしいマニュアルが完成すると思います。

 

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塗料販売店システム「Paint Navi」

当ブログ管理人が勤務する会社の代表的商品が塗料報知新聞社さんの特集記事に取り上げられました。

 

長年業界に携わり培ってきたノウハウで業務改革のお手伝いします。

 

30年の塗料販売システムでノウハウびっしり | WEB塗料報知

 

販売ソフト紹介:株式会社 セイユーネットワークシステム