業務改善コンサルタント

販売管理システムを中心に、エクセルマクロ等を駆使してローコストで効果の出るITツールを企業様に納めております。ITを活用した業務効率化を提案しております。

業務改革 ~ あるべき姿と現状のギャップ~

業務フローを正確に見える化してもそれだけでは見えないものが存在します。

それはその業務に対してどのようなツールで処理しているかということです。

そこでさらに深く掘り下げるために「詳細プロセスの見える化」が必要になります。

 

「詳細プロセスの見える化」には下記のポイントを確認すれば良いでしょう。

 

まず、「業務の目的」を明確にします。最終的なアウトプットではなく、この業務は何のために役に立つのかに焦点を当てましょう。ここでは目的に適しているかどうかで大きな改善点が見えることがあります。

 

次に「詳細のステップ」⇒「ステップの解説」⇒「使用するツール・システム」⇒

「インプット情報」⇒「アウトプット情報」を整理します。

 

「インプット情報」とはステップを実施するにあたり必要な情報

「アウトプット情報」とはステップの成果物

 

少しだけ就業時間や残業について少しだけ触れておきます。

上司、部下とを分けて例を挙げます。

A・・・上司が残業時間が長く、部下が短い

B・・・上司も部下も残業時間が長い

C・・・上司も部下も就業時間内に終われている

D・・・上司の残業時間が短く、部下が長い

 

Aは上司が仕事を抱え込み過ぎとなり、Bは改善の余地が大いにあります。

Cは理想の形であり、Dは上司のマネジメント不足となります。

 

ここまで来ると改善点も見えてくるのではないでしょうか?

 

では、そもそも「問題」とは何のでしょうか?

 

それは「あるべき姿と現状のギャップ」です。

 

そんな「問題」に早く正確に気付くには以下のような心掛けが必要です。

 

・必ず改善の余地があると意識する。(現状や常識に疑問を持つ)

・現状を正しく認識しようとする姿勢。

・目標やあるべき姿を冷静にとらえる。

 

志を高く持てば持つほど問題は増えるものです。

 

「あるべき姿」を設定するための視点として次の6つで設定すると良いでしょう。

 

生産性・・・Produtivity

品質 ・・・Quality

コスト・・・Cost

納期 ・・・Delivery

安全 ・・・Safety

士気 ・・・Morale

 

設定した問題次第で解決策へのアプローチは変わりますから、最初の目指すべき方向となるところですので慎重に設定しましょう。

 

問題が的確に設定できれば、その問題を全員で認識することが大事です。

 

事実を簡潔にわかりやすく。

数値で明確に。

5W1H1Vで具体的に表現。中でも「Why」が重要です。

 

ここでダメな表現を例にあげます。

 

・~するにはどうすべきか (希望型)

・~したい        (願望型)

・~すべき        (対策型)

・~が問題だ       (漠然型)

・景気などが良くないから (与件型)

 

これらはどこか「他人事」のように見えます。

 

「自分事」として主体的に問題点を設定することがもっとも重要です。

 

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業務改革 ~この資料なくなると困りますか?~

業務の見える化する際に「ワークサンプリング」という方法があります。要は業務の量を計るのではなく、業務時間の構成を調べる方法です。

 

ワークサンプリング法(稼動分析)〜工程管理の知識

 

観測項目はPC操作、コピー操作、TEL、書類作成等の目に見えるもので20項目程度あげると良いでしょう。その中で価値を生む仕事なのか、生まないなのかを棚卸しましょう。これだけでもかなり無駄が見えてくると思います。

 

例えば、企画書や報告書の作成においては、その書類が有効に使われているかを調べます。この際、「この資料がなくなると困りますか?」と問い合わせます。この問いに対して的確な返答がないようであればその書類の有効度は低いと認識して良いでしょう。社内資料は有効度が低く、ムダ作業になっていることが多いです。

 

また、社内間の申請書類の差し戻しによる再提出や再確認する作業もムダ作業といえるでしょう。有効性の低い社内書類は思い切ってなくしましょう!

 

業務の流れを明確にし、ダブりや部門間やりとりを整理した上で、それでも必要な手作業が多いようであれば、そこはシステム化の余地が十分にあるでしょう。そのシステムもできるだけシンプルなものを構築または採用しましょう。

 

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業務改革 〜プロジェクトチームを組む〜

業務改革の実施にあたり、プロジェクトチームを組むことを推奨します。なるべく多くの人を巻き込む事が大事だと前節でもお伝えしました。

 

プロジェクトチームの構成は各部門から選出し、協力に不可欠な人を選ぶと良いでしょう。

 

またプロジェクトを引っ張るリーダーには柔軟性と統率力を持ち合わせた、いわゆる社内のエース級の人材が適任だと思います。

 

まずはチーム内で「改革の目的」と「適切な危機感」を植え付ける事が大事です。

そして常時達成が必要な目標なのか、期日までに達成すれば良い目標なのかを具体的に決めていき、その目標に対しての方向性を確立していきましょう。

 

例えば、達成の為に外部委託をするのか。ITを活用するのか。またはその両方なのかと言うことです。

それ以外にも業務そのものの見直し、社内ルールの見直し、オフィスレイアウトの見直し、テレワークなどの様々な働き方を構築する等も効果的です。

 

方向性が決まれば次に「業務の見える化」をします。業務の見える化は業務を一覧にし大分類、中分類、小分類に分けて業務内容を棚卸ししていきます。

 

総務部を例に挙げると下記のようになります。

 

大分類(大きな枠)      中分類(大分類の構成)   小分類(中分類の手順)

給与計算          正社員          勤怠

              契約社員         勤怠チェック

                           入力

採用

 

教育

 

分類が終われば、その業務が定期的に起こる作業なのか、臨時的なのか等の発生サイクルを調べます。

 

次に「業務量の調査」つまり、誰がどのくらい負担がかかっているのかを調べます。

 

これらの要素を分析し、改善箇所を明確にしていきましょう。

 

またこのほかにもABC分析で構成の大きいものから手をつけるのも効果的です。それは構成の上位20%で全体の80%を占めているケースが多いからです。

 

業務の棚卸ができ、目標が明確になればあとはメンバーのマインドが重要になります。

業務改革の目的が明確になったからといってメンバーがその改革の意図を「納得」をしていなければそれは「やらさせている仕事」になり、納得できていれば「自分の仕事」となり、結果は大きく変わってきます。

 

各メンバーがプロジェクトの目標や意図を語れるようになれば、そのプロジェクトは成功に極めて近いといっても過言ではないでしょう。

 

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業務改革 ~リーダーが率先して意識改革~

では業務改革を進めるにあたり一般的なステップをご紹介します。

 

  1. 業務改革の企画を立てる 1~2か月程度
  2. 業務の見える化をする  1~2か月程度
  3. 改革の基本方針を決める 1~2か月程度
  4. 具体案を検討する    5~9か月程度
  5. 実行          3~6か月程度
  6. 検証          3~6か月程度

 

何のために改革をするのか。誰のために改革するかの活動目的の設定をしましょう。「会社目線」「社員目線」で両方にメリットが出るものを活動目的に設定することが大事になります。

 

また、改革において業務の根本的な必要性を見極め大幅に業務量を削減する方法も効果的ですが、単なる削減のみではなく、業務の標準化、マニュアルの作成など「誰でも代わりが勤まる」体制づくりを目指しましょう。

 

業務の「スリム化」⇒業務の「ストロング化」⇒業務の「スピードアップ化」

この流れで進めていくのが望ましい流れです。

 

改革とは今までの会社の「常識」を変えるわけですから、誰か一人だけがせっせと改革を推し進めてもあまり効果はでません。できるだけ多くのメンバーを巻き込み、活動の必要性をきっちりと納得させ、改革に積極的に取り組んでもらうことが重要になります。

 

一般的に現状を変えることには不安や抵抗感があり、消極的な意見が出ることが多くなります。だからこそ改革においてどのようなメリットがあるのかをきっちりと理解させる必要があります。

 

改革により様々な雇用形態に対応できる会社を作る。

無駄時間を削減でき、業務外の時間が増え、趣味に費やす時間や家族との時間、健康のために運動する時間が確保できる。

社員が健康な生活を送ることにより「やる気UP」につながる。

 

極端な例えにはなりましたが、実際に業務改革により得られるものはとても多いのではないでしょうか。

 

業務そのものの見直しは必須ですが、意外と「社内ルール」や「暗黙の了解」が業務に支障をもたらしてるケースもあります。

例えば、上司より早く帰れない等の意味のない風土です。

場合によってはこの「ルール」を変えるだけで大幅に効果が出るケースもあります。

 

今までの常識を疑い、「意識の改革」が必要です。

 

必ずしも社内でする必要のない業務においては積極的に外注も活用しましょう。

 

 

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業務改革 ~まえがき~

昨今、企業の経営者は政府の「働き方改革」の推進と深刻な人材不足により、ワークスタイルの多様化への対応、働きやすい環境の構築に頭を悩ませていることだと思います。

その一方で、業務の内容は今までより高度化されているのが現状です。

特にオフィスワーク(内勤者)は高度かつ複雑な業務をこなしているのではないでしょうか。

 

シニア社員、契約社員、パートの有期雇用の人材が増える中で、働き方の多様化を確保しつつ、短い時間で今までより生産性を上げなくてはならないからこそオフィスワークの仕事そのものを見直し、働き方の見直しが重要であると思います。

 

一言で見直しといってもピンとこないかもしれませんが、要は誰でも代わりが務まるよう業務をシンプルに、簡単にして「標準化」してしまえば良いのです。

 

製造現場等の成果が目に見える部署は改善がしやすいため、今までにも会社が率先して改善を重ねているケースがほとんどです。しかしオフィスワークの場合は、成果が目に見えづらいために担当者任せになっていることが多いのです。

そのため、担当者個人の頭の中にノウハウが存在し、無駄の多い独自のルールも生み出され、その担当者がいなければ業務が回らないというケースが散見されます。

また担当者も一生懸命効率化を図っているわけですから、「業務マニュアル」の作成まで手が回っていないのも事実です。

 

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では具体的にどのようなステップを踏んで業務改革すれば良いかを次章でお伝えしていきます。

業務効率化 〜電子請求書セミナーに参加しました〜

大阪商工会議所が主催の「請求書の電子化で経理の働き方改革」セミナーに参加しました。

 

どんなビジネスにも請求書の発行業務はつきものであります。しかし昔からのやり方、ルール等に縛られて効率が悪いと感じた事はないでしょうか?

 

大量の請求書を印刷し、封入作業、切手を貼る、投函する……当たり前のような作業ですが時間、人、紙、封筒、切手と節約出来たらなあ〜と考えられてる経営者は多いのではないでしょうか。

 

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電子請求書にすればそれらの悩みは一気に解消されます。封入作業、紙代、封筒代、切手代が一切不要になります。

 

セミナー講師の話によると経理部門の効率化は20年程前から出ているそうです。

 

しかし改善されていない、昔のやり方から抜け出せないでいるそうです。

 

20年程前からすればITの技術は格段に上がっています。

 

電子請求書を導入すれば経理部の業務効率化は成功するかもしれません。

 

そもそもの考え方を変える事が大前提にはなりますが・・・

 

当ブログの管理人の会社でも4月から電子請求書を導入する予定です。

 

まずは取引企業の70%に電子請求書導入を目指す事が成功する秘訣だそうです。

 

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IT導入支援事業者

ITを活用して業務の効率化をご提案します。

株式会社 セイユーネットワークシステム

http://www.seiyu-net.com/

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IT導入支援事業者に採択されました。

中小企業・小規模事業者を対象に、事業の生産性向上を目的としたITの導入で補助金

 

交付されます。その支援事業者に当ブログ管理人の会社が採択されました。

 

IT導入補助金に関しては下記のURLに詳しく記載しております。

 

www.it-hojo.jp

 

導入費用の2/3以内(上限100万円)が補助金として交付されます。

 

日本の企業は業務に対してITを合わせる習慣があるようです。

 

米国ではITに合わせて業務を変えるそうです。

 

この辺が日本のIT化が遅れている原因でしょうか・・・

 

人が集まらない時代と言われています。人件費も高くなる中でITの効率的な活用は

 

必須になると思います。

 

この機会にITを導入し業務の効率化を図りましょう。

 

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株式会社 セイユーネットワークシステム

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