業務改善コンサルタント

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業務改革 ~会議の見直し~

どこの会社でも当たり前のようにある「会議」・・・

この会議にも多くの無駄が潜んでいます。

会議の最大のデメリットは「コスト」です。

 

例えば15人が会議に参加したとして、その社員の時給の平均を3000円とします。

 

つまり1時間あたり3000円×15人=45000円のコストを要しています。

 

そのコストに見合う有効な会議なら問題ないですが、実際はどうでしょうか?

 

目的が複数混在し、テーマがあちらこちらに飛んで会議が終わらない経験はありませんか?

 

会議は大きな枠で括ると3つくらいになると思います。それぞれどのようなスタンスで臨むのが理想的かも合わせてご紹介します。

 

1.アイデアを出し合う

なるべくリラックスした環境で行い、メンバー同士の物理的な距離もなるべく近くにしておきのが良いでしょう。またアイデアを出す場なので「何を言ってもOK」というようなフランクな空気を作ることを心掛けましょう。

 

2.意思決定する

重要な決定になるケースを多く、感情的になりやすく目的が違う方向に行きやすい傾向があります。何を決めるのか明確にし、テーマが混在しないように注意しましょう。

 

3.進捗共有する

営業の進捗状況や作業工程の進み具合を共有する際ですが、極力必要な情報を絞り込んで臨みましょう。よくある例として、「そういえばあの件はどうなった?」と話があちらこちらに飛ぶことがあります。テーマを絞り、テーマから外れた内容だと感じたらすぐさまに遮断しましょう。

 

会議時間を長引かせないためにも、この3つの大枠を1回の会議で2つ以上取り上げることは避けましょう。有効性は下がるのが目に見えています。

 

会議の長時間を避けるためにも、まずは下記の3点を意識してはどうでしょうか?

 

・中立な司会者を立てる。

 

・時間を決める。

 

・議題、発言、決定事項をホワイトボードに書く。

 

この3点を意識するだけでも無駄の少ない会議になるのではないでしょうか。

 

せっかくのみんなの時間です。有効に使いましょう!!

 

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