今や業務には欠かせないものとなったITですが、いざ導入するとなると思ったように使いこなせない、かえって作業が増えた等....の経験をしたことはないでしょうか。
今回のシリーズではITを活用した業務の効率化についてまとめていきたいと思います。
尚、このシリーズでは本間卓哉さんの著書：https://10times.work/を参考にさせて頂いております。
まず、IT導入にあたり勘違いをされているケースがあります。
- 効率化の勘違い
ある部署で効率化のためにあるITツールを導入し、その部署は効率化が達成できました。しかし、そのITツールを動かすために他の部署に新たな作業が発生し、効率化のしわ寄せが他の部署で発生していたのです。これは、一部分だけを見て効率化をしたように勘違いしているだけで、会社全体で見ると効率化どころか、作業増になっていたのです。
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効率化を図る際は周りへの影響等も考慮しましょう。
- 無料のツール
ITツールにも、無料というのはたくさんあります。一見お得に感じるのですが、必ずと言っていいほど機能制限があります。またサポートを受けれないケースも多いです。会社にとって重要なツールならば無料ツールは避けましょう。
- 設備一括投資
「一括で購入するとお得です」というセールストークに乗りITツールを一括購入するのは避けましょう。ツールを導入すればメンテナンス、バージョンアップに費用がかかるものです。それにもし社員が使いこなせないように事態になると全くの無駄な投資になります。
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しっかりと費用対効果を考えてITツールを選定しましょう。
- トップの思い込み
5年以上使い続けているパソコンの買い替えコストを渋り、社員はスピードの遅いパソコンを使い続けているケースがあります。起動の時間待ちも積もれば莫大な無駄な時間になります。
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残業時間等の人件費を削れば十分にペイ出来ます。
- 人員増で事業拡大
事業拡大するためにまずは人員の確保に走ってないでしょうか。人員が必要な場合もありますが、まずは今の事業の効率化、教育システムの見直し等をした方が経費も少なく済みます。
最近では安価で高機能なサブスクリプションのクラウドITツールがたくさんあります。
これらを必要なものだけ組み合しただけでも十分に効率化は図れると思います。
http://www.seiyu-net.com/service.html
