では業務改革を進めるにあたり一般的なステップをご紹介します。
- 業務改革の企画を立てる 1～2か月程度
- 業務の見える化をする 1～2か月程度
- 改革の基本方針を決める 1～2か月程度
- 具体案を検討する 5～9か月程度
- 実行 3～6か月程度
- 検証 3～6か月程度
何のために改革をするのか。誰のために改革するかの活動目的の設定をしましょう。「会社目線」「社員目線」で両方にメリットが出るものを活動目的に設定することが大事になります。
また、改革において業務の根本的な必要性を見極め大幅に業務量を削減する方法も効果的ですが、単なる削減のみではなく、業務の標準化、マニュアルの作成など「誰でも代わりが勤まる」体制づくりを目指しましょう。
業務の「スリム化」⇒業務の「ストロング化」⇒業務の「スピードアップ化」
この流れで進めていくのが望ましい流れです。
改革とは今までの会社の「常識」を変えるわけですから、誰か一人だけがせっせと改革を推し進めてもあまり効果はでません。できるだけ多くのメンバーを巻き込み、活動の必要性をきっちりと納得させ、改革に積極的に取り組んでもらうことが重要になります。
一般的に現状を変えることには不安や抵抗感があり、消極的な意見が出ることが多くなります。だからこそ改革においてどのようなメリットがあるのかをきっちりと理解させる必要があります。
改革により様々な雇用形態に対応できる会社を作る。
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無駄時間を削減でき、業務外の時間が増え、趣味に費やす時間や家族との時間、健康のために運動する時間が確保できる。
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社員が健康な生活を送ることにより「やる気UP」につながる。
極端な例えにはなりましたが、実際に業務改革により得られるものはとても多いのではないでしょうか。
業務そのものの見直しは必須ですが、意外と「社内ルール」や「暗黙の了解」が業務に支障をもたらしてるケースもあります。
例えば、上司より早く帰れない等の意味のない風土です。
場合によってはこの「ルール」を変えるだけで大幅に効果が出るケースもあります。
今までの常識を疑い、「意識の改革」が必要です。
必ずしも社内でする必要のない業務においては積極的に外注も活用しましょう。
