ビジネスには欠かせないプロジェクト管理業務は、ビジネスを円滑に進めるうえでとても重要です。
しかし、この業務の管理者になることは敬遠されがちです。
なぜなら、批判の的になるからです。
しかし、実はプロジェクト管理スキルはビジネスマンとしての最強汎用スキルであることをご存知でしょうか？
プロジェクト管理業務において、議事録、WBS、課題管理表は非常に重要なツールであり、効果的なプロジェクト管理を行うためには必須のスキルです。
この3つは主にドキュメント作成になるのですが、このドキュメント作成は誰にでも出来るものではありません。つまり、出来る人は重宝される人材と言えることが出来ます。
以下でそれぞれのツールの詳細を説明します。
議事録作成
議事録は、会議の議題や議論内容、決定事項などをまとめた文書のことです。プロジェクト管理においては、議事録は重要な情報共有ツールとして使用されます。会議の出席者には、会議の進行状況や議論の内容を正確に把握することが求められます。議事録によって、会議の出席者以外の関係者も、会議の進行状況や決定事項を共有することができます。また、議事録は、将来の参考になる資料としても活用されます。
- 議事録の作成には、以下のポイントがあります。
- 出席者リストを作成し、全員の出席確認を取る
- 会議の日時、場所、議長、議題を明確にする
- 議論内容を要約し、決定事項を明確にする
- アクションアイテムを洗い出し、担当者と期日を明確にする
- 議事録を公開する方法を明確にする
以上のポイントを踏まえて、議事録を作成することが大切です。
WBS作成
WBSは、Work Breakdown Structure（作業分解構造）の略で、プロジェクトを小さなタスクに分解し、管理するためのツールです。プロジェクトにおける全体像を把握するためには、プロジェクトを小さな単位に分解し、各単位を明確に管理することが重要です。WBSは、プロジェクトのスコープを明確にし、進捗管理やコスト管理に役立ちます。
WBSの作成には、以下のポイントがあります。
- プロジェクトのスコープを明確にする
- プロジェクトを小さなタスクに分解する
- タスクの関係性を明確にする
- 各タスクに対して、担当者、期日、コスト、進捗状況などを明確にする
WBSは、プロジェクトマネジメントにおいては、プロジェクト全体を把握し、細かな作業まで管理するための重要なツールです。WBSを作成することで、プロジェクト全体のスケジュールや予算、リソースを管理しやすくなります。また、WBSは、チームメンバーが作業を理解しやすくするため、コミュニケーションの促進にも役立ちます。
課題管理表作成
課題管理表は、プロジェクトにおける課題や問題を管理するためのツールです。プロジェクト管理においては、問題解決能力が求められます。プロジェクトには、様々な課題や問題が発生する可能性があり、それらを効果的に管理することが重要です。課題管理表は、課題の発生から解決までのプロセスを可視化し、解決に向けたアクションプランを立てるためのツールとして使用されます。
課題管理表の作成には、以下のポイントがあります。
- 課題を正確に記載する
- 課題の原因を分析し、対処方法を検討する
- 対処方法に基づいてアクションプランを立てる
- アクションプランの担当者と期日を明確にする
- アクションプランの実行状況を定期的にチェックする
課題管理表は、プロジェクトマネージャーやチームメンバーが課題を迅速かつ効果的に解決するために必要な情報を提供します。また、課題管理表は、プロジェクトの進捗状況を把握するためにも使用されます。
まとめ
以上、議事録、WBS、課題管理表の3つのツールについて説明しました。これらのツールを使用することで、プロジェクト全体を把握し、進捗管理や課題解決に役立てることができます。さらにプロジェクトマネージャーは、これらのツールを作成することにより、自然とビジネスマンとして最強の汎用スキルを身に着けることが出来ます。
