業務フローを正確に見える化してもそれだけでは見えないものが存在します。
それはその業務に対してどのようなツールで処理しているかということです。
そこでさらに深く掘り下げるために「詳細プロセスの見える化」が必要になります。
「詳細プロセスの見える化」には下記のポイントを確認すれば良いでしょう。
まず、「業務の目的」を明確にします。最終的なアウトプットではなく、この業務は何のために役に立つのかに焦点を当てましょう。ここでは目的に適しているかどうかで大きな改善点が見えることがあります。
次に「詳細のステップ」⇒「ステップの解説」⇒「使用するツール・システム」⇒
「インプット情報」⇒「アウトプット情報」を整理します。
「インプット情報」とはステップを実施するにあたり必要な情報
「アウトプット情報」とはステップの成果物
少しだけ就業時間や残業について少しだけ触れておきます。
上司、部下とを分けて例を挙げます。
A・・・上司が残業時間が長く、部下が短い
B・・・上司も部下も残業時間が長い
C・・・上司も部下も就業時間内に終われている
D・・・上司の残業時間が短く、部下が長い
Aは上司が仕事を抱え込み過ぎとなり、Bは改善の余地が大いにあります。
Cは理想の形であり、Dは上司のマネジメント不足となります。
ここまで来ると改善点も見えてくるのではないでしょうか？
では、そもそも「問題」とは何のでしょうか？
それは「あるべき姿と現状のギャップ」です。
そんな「問題」に早く正確に気付くには以下のような心掛けが必要です。
・必ず改善の余地があると意識する。（現状や常識に疑問を持つ）
・現状を正しく認識しようとする姿勢。
・目標やあるべき姿を冷静にとらえる。
志を高く持てば持つほど問題は増えるものです。
「あるべき姿」を設定するための視点として次の6つで設定すると良いでしょう。
生産性・・・Produtivity
品質 ・・・Quality
コスト・・・Cost
納期 ・・・Delivery
安全 ・・・Safety
士気 ・・・Morale
設定した問題次第で解決策へのアプローチは変わりますから、最初の目指すべき方向となるところですので慎重に設定しましょう。
問題が的確に設定できれば、その問題を全員で認識することが大事です。
事実を簡潔にわかりやすく。
数値で明確に。
５W1H1Vで具体的に表現。中でも「Why」が重要です。
ここでダメな表現を例にあげます。
・～するにはどうすべきか （希望型）
・～したい （願望型）
・～すべき （対策型）
・～が問題だ （漠然型）
・景気などが良くないから （与件型）
これらはどこか「他人事」のように見えます。
「自分事」として主体的に問題点を設定することがもっとも重要です。
