業務の見える化する際に「ワークサンプリング」という方法があります。要は業務の量を計るのではなく、業務時間の構成を調べる方法です。
観測項目はＰＣ操作、コピー操作、ＴＥＬ、書類作成等の目に見えるもので２０項目程度あげると良いでしょう。その中で価値を生む仕事なのか、生まないなのかを棚卸しましょう。これだけでもかなり無駄が見えてくると思います。
例えば、企画書や報告書の作成においては、その書類が有効に使われているかを調べます。この際、「この資料がなくなると困りますか？」と問い合わせます。この問いに対して的確な返答がないようであればその書類の有効度は低いと認識して良いでしょう。社内資料は有効度が低く、ムダ作業になっていることが多いです。
また、社内間の申請書類の差し戻しによる再提出や再確認する作業もムダ作業といえるでしょう。有効性の低い社内書類は思い切ってなくしましょう！
業務の流れを明確にし、ダブりや部門間やりとりを整理した上で、それでも必要な手作業が多いようであれば、そこはシステム化の余地が十分にあるでしょう。そのシステムもできるだけシンプルなものを構築または採用しましょう。
