販売管理や工程管理、スケジュール管理等、近年は本当に便利なツールがすぐに手に入ります。おまけに無料である程度まで使えるツールもたくさんあるので、システム会社からすると涙が出ます……
ハイスペックな機器も多く出回り、DXという流行ワードのもと、便利なクラウドツールが多く出回る中、長らく残り続けているアナログ機器があります。
FAXです。
受発注システムを導入して、FAXをなくせばいいのでは？未だにFAXが必要なの？とお思いになる方はいると思います。または、クラウドFAXツールを使えば良いのでは？お考えになる方もいると思います。
しかし、前者は導入したものの取引先の何割かは対応してくれない…
後者は一見便利そうに見えるが、導入費用が結構高かったりもします。
今回は、下記のようなことをお考えの方にオススメです。
- 無くなりそうでなくならないFAX業務に費用をかけたくない。
- でも非効率な業務を何とかしたい。
費用をなるべく抑え、尚且つFAX業務を効率化する方法をご紹介します。
結論
結論から言うと2つのクラウドツールの組み合わせです。
- クラウドFAXツール
- Google Workspace
クラウドFAXツール（eFax）
まずはクラウドFAXツール、eFAXのご紹介します。
eFaxはj2 Global Japan 有限会社さんが運営するクラウドFAXツールです。
クラウドツールなので、従来のようなFAX機は不用で、料金も1,650円〜（月額）と低価格なところも魅力的です。
FAX使用枚数が多い事業者さんはe FAXに乗り換えるだけでもメリットが多くあるかもしれません。
詳しいメリット・デメリットは下記の商品ページをご参照ください。
eFaxの仕組みですが、送り主さんの動作は何も変わりません。eFaxで取得した番号にFAXするだけです。
一方受け取り側は、任意のメールアカウントで受け取ることになります。
そのメールにPDFが添付され、送られてきた FAXを確認することが出来るという仕組みです。また、送信する場合もメールを送る要領で FAXを相手先に送ることが出来ます。
ここまででも十分便利にはなるとは思いますが、業務中に下記のような電話を受けませんか？
- FAX受信しましたか？
- FAX受信した旨をFAXで返信してください！
簡単な作業ではありますが、この作業だけに時間を割かれることにストレスを感じませんか？
ただでさえ人手不足、残業禁止という会社が増えた中、この生産性のない作業にコストを割くことは避けたいところです。
そこので、この生産性のない作業を自動化してしまおうというものです。
仕組みは、メーラーにプログラムを仕込みeFAXからの受信をトリガーに返信するという流れです。
Google Workspace（Gmail）
ここで先述した、Google Workspaceが登場します。Google Workspaceに関してはこちらをご参照ください。
さて、Google WorkspaceにはGmailというメーラーが含まれており、このGmailで eFaxからのメールを受信出来るようにします。
そしてGoogle Workspaceの機能の一部である、GASを活用します。
GASとは、ExcelでいうところのマクロやVBAと同じものと認識して頂ければ問題ありません。
eFaxから受信するメールには規則性がありますので、その規則からGASを組みます。
これで受信したものに対して、リファックスする手間も省けますし、届きましたか？の電話対応もすくなるなるはずです。
フォルダ監視自動印刷
ここでもう１つニーズが出るケースがあります。
それは従来のFAXと同じように紙で出したいというニーズです。
一見、ペーパーレスの流れに逆行しているように思いますが、この紙を活用しなければならないケースがあります。
製造業に多いでしょうか…
この場合、eFaxで受信したメールの添付ファイルを印刷すれば良いのですが、それも手間ですし、メールに気付かないことも考えられる。
そこでGASでもう一手間加えます。
添付ファイルを任意のフォルダに保存させ、そのフォルダを監視ソフトで監視し、自動的に印刷をかけるという仕組みです。
フォルダ監視ソフトはこちらを使用しました。
これで生産性のない時間を節約することが可能になります。
人の判断が必要ない作業は積極的に自動化していきたいですね。
ぜひ一度お試しください。
